বর্তমান সময়ে বিদেশে পড়াশোনা, চাকরি, বা ব্যবসার জন্য অনেক ধরনের গুরুত্বপূর্ণ ডকুমেন্ট নোটারি প্রত্যয়নের প্রয়োজন হয়। নোটারি প্রত্যয়ন এমন একটি প্রক্রিয়া যা সরকারি বা বেসরকারি কাগজপত্রকে আইনত গ্রহণযোগ্য ও বিশ্বাসযোগ্য করে তোলে। আপনি যদি বিদেশে কোনো কাজের জন্য আবেদন করেন, তবে প্রথম শর্তই হলো—আপনার কাগজপত্রগুলোর নোটারি প্রত্যয়ন সম্পন্ন করা।
এই ব্লগে আমরা বিস্তারিতভাবে আলোচনা করব—নোটারি প্রত্যয়ন কী, কেন দরকার, কোন কোন ডকুমেন্টে এটি প্রযোজ্য, কিভাবে এটি করাবেন এবং কী কী জিনিস খেয়াল রাখা উচিত। চলুন শুরু করা যাক।
নোটারি প্রত্যয়ন কী?
নোটারি প্রত্যয়ন হল একটি আইনি প্রক্রিয়া, যার মাধ্যমে কোনো ডকুমেন্ট বা ঘোষণাপত্রের সত্যতা যাচাই করে একজন নোটারি পাবলিক তার স্বাক্ষর ও সীলমোহর দ্বারা প্রত্যয়ন করেন। এটি মূলত আইনগতভাবে ডকুমেন্টটির গ্রহণযোগ্যতা বাড়ায় এবং যে কোনো অফিস বা প্রতিষ্ঠানে তার প্রামাণ্যতা তৈরি করে।
কেন নোটারি প্রত্যয়ন দরকার?
নোটারি প্রত্যয়ন ছাড়া অনেক ক্ষেত্রে আপনার ডকুমেন্ট অবৈধ বিবেচিত হতে পারে। বিশেষ করে আন্তর্জাতিক যেকোনো প্রক্রিয়ায় কাগজপত্র সত্যতা প্রমাণের জন্য এটি অপরিহার্য। নিচে কিছু মূল কারণ উল্লেখ করা হলো—
- বিদেশে পড়াশোনার জন্য শিক্ষাগত সনদের বৈধতা নিশ্চিত করতে
- চাকরির আবেদনপত্র বা এক্সপেরিয়েন্স সার্টিফিকেটে গ্রহণযোগ্যতা বাড়াতে
- বিবাহ, জন্ম, বা নাগরিকত্ব সংক্রান্ত ডকুমেন্টকে আন্তর্জাতিক মানে রূপান্তর করতে
- ব্যাংক লোন, জমি কেনা-বেচা বা অন্যান্য আইনি চুক্তিতে প্রমাণস্বরূপ উপস্থাপন করতে
- বিভিন্ন কনট্রাক্ট, পাওয়ার অব অ্যাটর্নি, বা এফিডেভিটে আইনি সহায়তা হিসেবে
কোন কোন ডকুমেন্ট নোটারি করতে হয়?
নিচে কিছু সাধারণ ডকুমেন্টের তালিকা দেওয়া হলো যা প্রায়ই নোটারি প্রত্যয়নের প্রয়োজন পড়ে:
- জাতীয় পরিচয়পত্র (NID)
- জন্ম ও মৃত্যু সনদ
- SSC, HSC, এবং বিশ্ববিদ্যালয়ের সনদপত্র
- পাসপোর্ট কপি
- অফিসিয়াল চিঠিপত্র
- ব্যক্তিগত ঘোষণাপত্র
- চাকরির এক্সপেরিয়েন্স সার্টিফিকেট
- অর্থনৈতিক দলিল ও কনট্রাক্ট
- এফিডেভিট বা শপথপত্র
- জমির দলিল বা হস্তান্তর চুক্তিপত্র
গুরুত্বপূর্ণ ডকুমেন্ট কিভাবে নোটারি করবেন?
নোটারি প্রত্যয়ন এমন একটি আইনগত প্রক্রিয়া যার মাধ্যমে কোনো গুরুত্বপূর্ণ ডকুমেন্টকে বৈধতা দেওয়া হয়। ব্যক্তিগত, ব্যবসায়িক বা আন্তর্জাতিক যেকোনো কাজের জন্য ডকুমেন্টের সত্যতা নিশ্চিত করতে নোটারি বাধ্যতামূলক হয়ে পড়ে। বিশেষ করে পাসপোর্ট, শিক্ষাগত সনদ, চুক্তিপত্র, এফিডেভিট ইত্যাদি ক্ষেত্রে নোটারি একটি প্রয়োজনীয় ধাপ।
ধাপগুলো নিছে উল্লেখ করা হলঃ
১. ডকুমেন্ট প্রস্তুত করুন
আপনি যে ডকুমেন্টটি নোটারি করতে চান, সেটি স্পষ্টভাবে টাইপ করা বা প্রিন্টেড হতে হবে। ভুল বা অস্পষ্ট তথ্য থাকলে তা সংশোধন করুন। যদি এটি কোনো চুক্তিপত্র বা ঘোষণাপত্র হয়, তাহলে সংশ্লিষ্ট পক্ষগুলোর সিগনেচার থাকা বাধ্যতামূলক।
- ভুল-ত্রুটিমুক্ত ডকুমেন্ট তৈরি করুন
- অবশ্যই প্রয়োজনীয় সিগনেচার দিন
- অফিসিয়াল বা ব্যক্তিগত হেডিং যুক্ত থাকলে ভালো
২. অনুমোদিত নোটারি পাবলিক
নোটারি সার্ভিস পাওয়ার জন্য আপনাকে সরকার অনুমোদিত নোটারি পাবলিকের শরণাপন্ন হতে হবে। সাধারণত জেলা কোর্ট, মহানগর বার, বা OutsourceBD এই সার্ভিস সহজে পাওয়া যায়।
- স্থানীয় কোর্ট এলাকায় অনুমোদিত নোটারি পাবলিক পাওয়া যায়
- অনলাইন প্ল্যাটফর্ম থেকেও খুঁজে নিতে পারেন
- সরকারি তালিকা বা বার কাউন্সিল ওয়েবসাইট থেকে যাচাই করুন
৩. প্রয়োজনীয় কাগজপত্র সঙ্গে নিন
মূল ডকুমেন্ট, ফটোকপি, আপনার জাতীয় পরিচয়পত্র (NID) বা পাসপোর্ট – সব কাগজপত্র সঙ্গে রাখুন। অনেক সময় ২ কপি ডকুমেন্টের প্রয়োজন হতে পারে, একটি নোটারির রেকর্ডে জমা থাকে।
- মূল ডকুমেন্ট এবং তার একটি বা একাধিক কপি
- আইডেন্টিটি প্রমাণের জন্য NID বা পাসপোর্ট
- প্রয়োজনে ছবি বা অন্যান্য সাপোর্টিং ডকুমেন্ট
৪. যাচাই ও প্রত্যয়ন
নোটারি পাবলিক আপনার ডকুমেন্ট যাচাই করবেন এবং সেটি সত্য হলে তার সীল এবং স্বাক্ষর দিয়ে সেটি বৈধতা দেবেন। কখনো কখনো আপনাকে মৌখিক ঘোষণা দিতে হতে পারে (বিশেষ করে এফিডেভিট ক্ষেত্রে)।
- যাচাইয়ের সময় শান্তভাবে সঠিক তথ্য দিন
- মৌখিক বিবৃতিতে সততা বজায় রাখুন
- সীল ও স্বাক্ষর ছাড়া নোটারি ডকুমেন্ট বৈধ নয়
৫. রেজিস্ট্রেশন (যদি প্রযোজ্য)
কিছু ডকুমেন্ট নোটারি পাবলিকের রেজিস্টারে এন্ট্রি করা হয়। এটি ভবিষ্যতের জন্য প্রমাণস্বরূপ রাখা হয়। আপনাকে তার একটি নম্বর বা স্লিপ দেওয়া হতে পারে।
- বড় বা গুরুত্বপূর্ণ কনট্রাক্টে রেজিস্ট্রেশন প্রয়োজন
- রেজিস্টার নম্বর সংরক্ষণ করুন
- প্রয়োজনে স্লিপ বা রসিদ নিন
নোটারি প্রত্যয়নের জন্য প্রয়োজনীয় কাগজপত্র
নোটারি প্রত্যয়নের জন্য প্রয়োজনীয় কাগজপত্র নির্ভর করে আপনি কোন ধরণের ডকুমেন্ট নোটারি করতে চাইছেন তার ওপর। তবে সাধারণভাবে নিচের কাগজপত্রগুলো নোটারি প্রত্যয়নের সময় সঙ্গে রাখতে হয়:
১. মূল ডকুমেন্ট
২. ডকুমেন্টের ফটোকপি
৩. পরিচয়পত্র (জাতীয় পরিচয়পত্র/পাসপোর্ট)
৪. আবেদনকারীর স্বাক্ষর
৫. ছবি (প্রয়োজনে)
নোটারি প্রত্যয়নের ক্ষেত্রে সাধারণ ভুল এবং প্রতিকার
নোটারি প্রত্যয়নের সময় অনেকেই কিছু সাধারণ ভুল করে থাকেন, যা পরবর্তীতে আইনি জটিলতা কিংবা ডকুমেন্ট বাতিল হওয়ার কারণ হতে পারে। এই ভুলগুলো এড়িয়ে চললে নোটারি প্রক্রিয়া সহজ, সঠিক ও বৈধভাবে সম্পন্ন করা যায়।
নিচে উল্লেখ করা হলো নোটারি প্রত্যয়নের ক্ষেত্রে সাধারণ ভুল ও তার প্রতিকার:
১: মূল কাগজপত্র না নেওয়া
নোটারি করার সময় অবশ্যই মূল দলিল সঙ্গে রাখতে হবে। কারণ, নোটারি পাবলিক ফটোকপি যাচাই করার জন্য মূল কাগজ দেখতে চান। শুধুমাত্র ফটোকপি নিয়ে গেলে নোটারাইজেশন সম্ভব নয় এবং আপনাকে আবার আসতে হতে পারে।
২: ডকুমেন্টে বানান বা তথ্যের ভুল
নোটারির আগে সব তথ্য (নাম, জন্মতারিখ, ঠিকানা) ভালোভাবে যাচাই করে নিতে হবে। পরিচয়পত্রের সঙ্গে মিলিয়ে না নিলে, এই ধরনের ভুল ভবিষ্যতে বিদেশি প্রতিষ্ঠানে কিংবা কোর্টে সমস্যা সৃষ্টি করতে পারে। প্রয়োজনে সংশোধন করে তারপর নোটারি করুন।
৩: সাক্ষীর অনুপস্থিতি
যেসব ডকুমেন্টে সাক্ষীর স্বাক্ষর দরকার (যেমন: পাওয়ার অব অ্যাটর্নি, শপথনামা), সেখানে নির্ভরযোগ্য সাক্ষী সঙ্গে নিয়ে নিন। সাক্ষী না থাকলে নোটারি বাতিল হতে পারে বা অসম্পূর্ণ হিসেবে বিবেচিত হবে।
৪: আগে থেকেই স্বাক্ষর করা ডকুমেন্ট
নোটারি পাবলিকের উপস্থিতিতে স্বাক্ষর করাই আইনসঙ্গত। আগে থেকে স্বাক্ষর করে নিলে সেটি বাতিল ঘোষণা করা হতে পারে। তাই অফিসে উপস্থিত হয়ে স্বাক্ষর দিন এবং তাদের সামনে সঠিকভাবে প্রক্রিয়া অনুসরণ করুন।
৫: অসম্পূর্ণ বা জাল কাগজপত্র জমা দেওয়া
নোটারির জন্য অবশ্যই আসল এবং বৈধ ডকুমেন্ট ব্যবহার করুন। কোনো রকম জাল বা অসম্পূর্ণ দলিল দিলে তা আইনি অপরাধ হিসেবে গণ্য হবে। ডকুমেন্ট প্রস্তুত করার সময় সংশ্লিষ্ট দপ্তর থেকে বৈধ কাগজ সংগ্রহ করুন।
৬: প্রয়োজনীয় ফটোকপির অভাব
প্রতিটি ডকুমেন্টের অন্তত দুই থেকে তিনটি ফটোকপি সঙ্গে রাখুন। অনেকে একটিমাত্র কপি নিয়ে আসেন, যা অফিসে রাখার পরে আর নিজের জন্য কিছু থাকে না। সুতরাং, ফটোকপি বেশি রাখলে সময় ও ঝামেলা দুটোই বাঁচবে।
৭: ছবি ও পরিচয়পত্র না আনা
কিছু ডকুমেন্ট যেমন অ্যাফিডেভিট বা অঙ্গীকারনামার ক্ষেত্রে ছবি ও পরিচয়পত্র আবশ্যক। পাসপোর্ট সাইজ ছবি ও NID কপি সঙ্গে না রাখলে কাজ আটকে যাবে। সব সময় এগুলো আগে থেকে তৈরি রাখুন।
অ্যাপোস্টিল ও নোটারি প্রত্যয়নের মধ্যে পার্থক্য কী?
নোটারি প্রত্যয়ন এবং অ্যাপোস্টিল দুটোই ডকুমেন্টের বৈধতা প্রমাণের প্রক্রিয়া হলেও এদের মধ্যে বেশ কিছু মৌলিক পার্থক্য রয়েছে। নিচে একটি তুলনামূলক এই দুই প্রক্রিয়ার প্রধান পার্থক্য তুলে ধরা হলো:
বিষয় | নোটারি প্রত্যয়ন | অ্যাপোস্টিল |
সংজ্ঞা | নোটারি পাবলিক কর্তৃক ডকুমেন্টের সত্যতা যাচাই | স্থানীয় একটি আন্তর্জাতিক সনদপ্রদান যা হেগ কনভেনশনভুক্ত দেশে ব্যবহৃত হয় |
ব্যবহারের ক্ষেত্র | দেশের অভ্যন্তরে ও কখনো কখনো আন্তর্জাতিকভাবে | আন্তর্জাতিকভাবে, বিশেষ করে হেগ কনভেনশনভুক্ত দেশে |
উদ্দেশ্য | কোনো ডকুমেন্টের স্বাক্ষর ও কনটেন্টের সত্যতা যাচাই | ডকুমেন্টটি হেগ কনভেনশন অনুসারে আন্তর্জাতিকভাবে বৈধ প্রমাণ |
প্রদানকারী সংস্থা | সরকার অনুমোদিত নোটারি পাবলিক | পররাষ্ট্র মন্ত্রণালয় বা নির্দিষ্ট অ্যাপোস্টিল অথরিটি |
প্রক্রিয়া | নোটারি পাবলিকের সীল ও স্বাক্ষর দ্বারা সম্পন্ন | সরকারি অথরিটির নির্দিষ্ট স্ট্যাম্প বা স্টিকার যুক্ত হয় |
ব্যবহৃত হয় | এফিডেভিট, ঘোষণাপত্র, জমির দলিল ইত্যাদি কাজে | বিদেশে পড়াশোনা, কাজ, বা বসবাসের জন্য ডকুমেন্ট যাচাইয়ে |
ভাষা ও ফরম্যাট | স্থানীয় ভাষা গ্রহণযোগ্য | ইংরেজি বা আন্তর্জাতিকভাবে গ্রহণযোগ্য ফরম্যাট প্রয়োজন |
স্বীকৃতি পায় কোথায় | স্থানীয় অফিস, আদালত, কিছু দূতাবাস | শুধুমাত্র হেগ কনভেনশনের সদস্য দেশগুলোতে |
জারি করা হয় কতদিনে | সাধারণত ১ দিনের মধ্যে | ৩–৭ কর্মদিবস পর্যন্ত সময় লাগতে পারে |
উপসংহার
নোটারি প্রত্যয়ন একটি গুরুত্বপূর্ণ ও আইনি স্বীকৃত প্রক্রিয়া, যার মাধ্যমে কোনো ডকুমেন্টের সত্যতা, বৈধতা এবং গ্রহণযোগ্যতা নিশ্চিত করা হয়। ব্যক্তি, প্রতিষ্ঠান, বা আন্তর্জাতিক পর্যায়ে যেকোনো গুরুত্বপূর্ণ কাজে ডকুমেন্ট ব্যবহারের আগে এর যথাযথ নোটারি করা অত্যাবশ্যক। এটি শুধু ডকুমেন্টকে বিশ্বাসযোগ্য করে তোলে না, বরং ভবিষ্যতের আইনি জটিলতা থেকেও রক্ষা করে।
নোটারি করতে গেলে অবশ্যই সঠিক তথ্যসহ ডকুমেন্ট প্রস্তুত রাখা, অনুমোদিত নোটারি পাবলিকের কাছে যাওয়া, এবং প্রক্রিয়াটি সতর্কতার সঙ্গে সম্পন্ন করা জরুরি। আপনি চাইলে OutsourceBD-এর মতো পেশাদার প্ল্যাটফর্মের সাহায্য নিয়ে ঝামেলাবিহীনভাবে এই কাজটি সম্পন্ন করতে পারেন।
সঠিকভাবে নোটারি করা একটি ডকুমেন্ট হতে পারে আপনার ক্যারিয়ার, বিদেশ যাত্রা বা ব্যবসায়িক চুক্তির মজবুত ভিত্তি। তাই সময়মতো, নিয়ম মেনে এবং সঠিক জায়গা থেকে নোটারি করানো আপনার জন্য একটি বুদ্ধিমান সিদ্ধান্ত হবে।
নোটারি প্রত্যয়ন সম্পর্কিত প্রশ্নত্তর
গুরুত্বপূর্ণ প্রশ্ন ও উত্তর
নোটারি প্রত্যয়ন হলো একটি আইনি প্রক্রিয়া, যেখানে একজন অনুমোদিত নোটারি পাবলিক কোনো ডকুমেন্ট বা ঘোষণার সত্যতা যাচাই করে স্বাক্ষর ও সীলমোহর দ্বারা বৈধতা প্রদান করেন। এটি ডকুমেন্টের বিশ্বাসযোগ্যতা ও আইনি গ্রহণযোগ্যতা নিশ্চিত করে।
শুধুমাত্র সরকার অনুমোদিত নোটারি পাবলিকরা নোটারি করতে পারেন। তারা বাংলাদেশ বার কাউন্সিল বা সংশ্লিষ্ট কর্তৃপক্ষ থেকে অনুমোদনপ্রাপ্ত হয়ে এই দায়িত্ব পালন করেন। সাধারণত আইনজীবীরাই নোটারি পাবলিক হিসেবে কাজ করেন।
বিদেশে পড়াশোনা, ভিসা আবেদন বা শিক্ষাবৃত্তির জন্য ছাত্রদের নানান নথি নোটারি প্রত্যয়িত হতে হয়। এটি ডকুমেন্টের বিশ্বাসযোগ্যতা নিশ্চিত করে, যার ফলে বিদেশি কর্তৃপক্ষ সহজেই তা গ্রহণ করে।
আদালতে নোটারি প্রত্যয়িত দলিল একটি প্রাথমিক বিশ্বাসযোগ্যতা প্রদান করে। এটি প্রমাণ করে যে দলিলটি যথাযথভাবে প্রস্তুত ও যাচাইকৃত, তবে চূড়ান্ত সিদ্ধান্ত বিচারকের বিবেচনার উপর নির্ভর করে।
